メール対応が楽になる！生成AIでの自動返信とフォローアップ方法

2025年3月6日

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「どんな業務をAIで効率化できるの？」
「助成金は使えるの？」

といった疑問をお持ちの方はぜひご相談ください。

メール対応は、多くの企業にとって時間のかかる業務の一つです。特に地方企業では、人手不足の中で効率的に対応することが求められています。
そこで役立つのが生成AIを活用した自動返信やフォローアップの仕組みです。
本記事では、AIを活用してメール対応を効率化し、業務負担を大幅に削減する方法を紹介します。

この記事を読むことでわかること
・生成AIを活用したメール対応の効率化方法
・自動返信の設定方法と活用事例

1. 生成AIを活用したメール自動返信の基本

1-1. なぜメール自動返信が必要なのか？

地方企業では、以下のような課題を抱えることが多いです。

営業・カスタマーサポート担当が少ない
メール対応に時間を取られ、他の業務が後回しになる
返信のスピードが遅くなり、顧客満足度が低下する

生成AIを活用した自動返信機能を導入することで、業務負担を軽減し、迅速な対応が可能になります。

1-2. 生成AIによるメール自動返信の仕組み

生成AIを活用したメールの自動返信システムは、以下のように動作します。

AIが受信メールの内容を解析
適切な返信テンプレートを自動生成
送信前に確認・修正（または完全自動送信）

この仕組みを導入することで、企業の業務効率が大幅に向上します。

2. AIを活用した自動返信メールの作り方

2-1. 主要な生成AIツールの紹介

以下のようなツールを活用すると、AIによるメール自動返信を簡単に導入できます。

AIツール	特徴
ChatGPT	自然な文章生成が得意で、柔軟な返信が可能
Gemini	GoogleのAIで、Gmailとの連携がスムーズ
Notion AI	メモと連携しながらメール自動化が可能
Microsoft Copilot	Outlookとの統合が強みで、業務向け

2-2. 自動返信テンプレートの作成方法

AIにメールの返信をさせる際、テンプレートを用意すると効率的です。
例えば、問い合わせに対する自動返信テンプレートを作る場合、以下のような流れになります。

例：お問い合わせ対応の自動返信

plaintextコピーする編集する件名：お問い合わせありがとうございます（自動返信）

[お客様のお名前] 様

このたびはお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
以下の内容を確認いたしました。

----------------------
[お問い合わせ内容]
----------------------

担当者が確認のうえ、○○営業日以内にご返信いたします。
何か追加のご質問がございましたら、お気軽にご連絡ください。

[会社名]
[担当者名]
[メールアドレス]

このようにして、顧客対応の初動をスムーズにできます。

3. AIによるフォローアップメールの最適化

3-1. フォローアップの重要性

営業やカスタマーサポートにおいて、フォローアップメールの適切な送信は顧客満足度を高める重要な要素です。
しかし、以下のような課題があります。

適切なタイミングで送れない
内容が毎回手作業で作成され、時間がかかる
顧客ごとにパーソナライズされた内容にするのが難しい

3-2. AIでフォローアップメールを自動化

AIを活用することで、適切なタイミング・内容で自動フォローアップが可能になります。

例：商談後のフォローアップメール（コピペOK）


件名：本日はありがとうございました【○○株式会社】

[お客様のお名前] 様

本日はお時間をいただき、ありがとうございました。
ご提案させていただいた内容について、ご不明点がございましたらお気軽にお知らせください。

また、[数日後] に改めてご連絡いたします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

[会社名]
[担当者名]
[メールアドレス]

AIを活用すれば、商談内容を踏まえたパーソナライズした内容を自動生成できます。