総務部の業務課題とAI活用の必要性

2025年2月25日

総務部は企業の円滑な運営を支える重要な部署ですが、その業務範囲は多岐にわたります。社内文書の作成、来客・電話対応、備品管理、社内イベントの運営、福利厚生の手配など、幅広い業務を担っており、毎日多くのタスクに追われています。特に、繰り返し発生する定型業務や膨大な書類作成は、業務負担の大きな要因になっています。

近年では、多くの企業がDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進しており、総務部も例外ではありません。しかし、「AIは専門的な知識がないと活用できない」「導入が難しそう」といったイメージを持つ方も多いのが現状です。

そこで注目されているのが、ChatGPTを活用した業務効率化です。ChatGPTは、自然言語処理技術を活用し、文書作成の自動化、問い合わせ対応の効率化、情報整理の補助など、総務業務の負担を大幅に軽減することができます。特に、AI初心者でも簡単に使いこなせる点が魅力で、総務部の業務改善に適したツールといえます。

総務部でChatGPTを活用する具体的な方法

総務部の業務にChatGPTを導入することで、業務効率が向上し、ミスの削減にもつながります。具体的にどのような形で活用できるのか、いくつかの実践的な方法を紹介します。

1. 社内文書や報告書の自動作成

総務部では、日々多くの社内文書を作成する必要があります。例えば、社内通達、業務マニュアル、議事録、報告書など、多くの時間を費やす業務です。ChatGPTを活用すれば、あらかじめ入力した要点をもとに、文章を自動生成できるため、作業時間を大幅に短縮できます。

例えば、「会議の議事録を簡潔にまとめて」と指示すれば、要点を整理したわかりやすい文書を自動生成できます。また、「社内向けの新ルールの通達メールを作成して」と依頼すれば、適切なフォーマットの文章をすぐに作成できます。

2. 問い合わせ対応の効率化

総務部には、従業員からの問い合わせが日々寄せられます。特に、「経費精算のルール」「備品の発注方法」「社内イベントのスケジュール」といった繰り返し発生する質問に対応するのは大きな負担です。

ChatGPTを導入すれば、これらの問い合わせに対して自動で適切な回答を作成できます。例えば、社内のチャットツールやFAQシステムと連携すれば、従業員が質問を入力すると、AIが即座に回答する仕組みを構築できます。これにより、総務担当者は他の業務に集中することが可能になります。

3. 社内イベントの企画・スケジューリング補助

社内イベントの運営は、総務部にとって重要な業務の一つですが、企画立案やスケジュール管理に多くの時間がかかります。ChatGPTを活用すれば、以下のような業務が効率化できます。

社内イベントの企画案を自動生成し、アイデア出しをサポート
スケジュールやタスク管理のリストを作成し、進捗を整理
参加者向けの案内メールを自動作成し、円滑な連絡を実現

ChatGPTの活用により、イベント運営の負担を軽減し、より魅力的な企画の立案に集中できるようになります。

ChatGPT導入による総務業務の改善事例

事例1：社内文書作成の時間を50%削減

ある企業では、ChatGPTを活用して社内通達や報告書の作成を自動化しました。従来は担当者が一から作成していた文書も、ChatGPTを活用することで、作成時間を50%削減。総務部の業務負担が軽減し、より戦略的な業務に時間を割けるようになりました。

事例2：問い合わせ対応の負担を大幅削減

別の企業では、ChatGPTを活用したFAQシステムを構築し、従業員からの問い合わせ対応を自動化しました。結果として、総務担当者の問い合わせ対応時間が80%削減され、他の業務にリソースを割けるようになりました。

AI初心者がChatGPTを導入する際のポイントと注意点

ChatGPTを導入する際には、いくつかのポイントに注意する必要があります。まず、プロンプト（指示文）の工夫が重要です。具体的な指示を出すことで、ChatGPTはより適切な回答を生成します。例えば、「分かりやすい報告書を作成して」といった漠然とした指示ではなく、「会議の議事録を簡潔にまとめ、重要なポイントを箇条書きにして」といった指示を出すと、より実用的な文章が生成されます。

また、機密情報の取り扱いには注意が必要です。社内の重要なデータをChatGPTに入力する際は、匿名化するなどの工夫を行い、情報漏洩のリスクを低減しましょう。